Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử với hộ kinh doanh
Từ trước đến nay, việc quản lý thuế gặp rất nhiều khó khăn đối với các hộ kinh doanh. Tuy nhiên, kể từ sau khi hóa đơn điện tử ra đời, vấn đề này này có thể được giải quyết dễ dàng cùng với sự tham gia của các doanh nghiệp cung cấp giải pháp công nghệ thông tin. Song nhiều doanh nghiệp vẫn chưa xác định được có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không? và chính xác thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc có hiệu lực từ khi nào? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mặc đó.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (Theo khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019).
- Hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
- Hóa đơn điện tử gồm 02 loại: Có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế, cụ thể:
+ Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
+ Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2. Hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?
Theo Điểm 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, quy định về hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh như sau:
“Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.”
3. Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử bắt buộc
Tại Khoản 3, Điều 26 của Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định như sau: “Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này.” Quy định trên cũng giống với quy định thời hạn sử dụng tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ đã ban hành trước đó.
Các doanh nghiệp căn cứ vào tình hình doanh nghiệp để thực hiện theo lộ trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử sau đây.
Trong lộ trình chuyển đổi sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử, Chính phủ chia khối doanh nghiệp thành 4 đối tượng chính: Đơn vị kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử; Đơn vị kinh doanh đang sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in; Đơn vị kinh doanh mới thành lập trong thời gian “bước đệm” và tổ chức sự nghiệp công lập. Chi tiết lộ trình như sau:
2.1. Kể từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020
- Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử: Tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định ban hành.
Đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in:
Trường hợp 1: Đơn vị kinh doanh đã và đang sử dụng hóa đơn tự in, mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31 tháng 10 năm 2020. Trong thời gian đó, các thủ tục liên quan đến hóa đơn tuân theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
Trường hợp 2: Nếu cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng hóa đơn điện tử có mã thì doanh nghiệp tùy vào điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế hoặc không.
Nếu Đơn vị kinh doanh không đủ điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin thì tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn tự in. Đơn vị thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.
- Đối với doanh nghiệp thành lập mới trong khoảng thời gian từ 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020:
Trường hợp 1: Cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế nếu đủ điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin.
Trường hợp 2: Doanh nghiệp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì có thể đăng ký sử dụng hóa đơn tự in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế. Thủ tục hóa đơn tuân theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ.
- Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.
2.2. Kể từ ngày 01/11/2020 trở đi
Tất cả các đơn vị kinh doanh phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin của ngành thuế, người nộp thuế đều phải sử dụng bắt buộc hóa đơn điện tử. Đối với các trường hợp đặc biệt, cơ quan thuế sẽ xem xét và có lộ trình chuyển đổi riêng cho đơn vị.
3. Chính phủ khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sớm
Mặt khác, Luật Quản lý thuế 2019 cũng khuyến khích thực hiện những quy định về hóa đơn điện tử tại Luật này trước ngày 01/7/2022 để đạt được hiệu quả tốt nhất:
- Khai thác tối đa lợi thế và nâng cao năng lực cạnh tranh.
- Triển khai trước thời hạn để tránh bị ùn tắc khi đồng loạt doanh nghiệp triển khai cùng lúc.
- Các nhà cung cấp sẽ có thời gian và nguồn lực để hỗ trợ kỹ càng hơn cho các doanh nghiệp.
- Có thời gian chuẩn bị và hoàn thiện cơ sở kỹ thuật hạ tầng, tích hợp hệ thống có liên quan trong quy trình nội bộ.
- Đội ngũ nhân viên có thời gian làm quen, thích nghi và khắc phục lỗi khi sử dụng phần mềm.
- Giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
4. Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay
Hiện nay trên thị trường ngày càng có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử tuy nhiên BKAV eHoadon và FPT eInvoice vẫn luôn là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp bởi những lý do sau đây:
Thứ nhất, Bkav và FPT là công ty có nền tảng công nghệ thông tin đứng đầu Việt Nam, Ngoài ra các doanh nghiệp này cũng có nhiều năm kinh nghiệm triển khai hệ thống cơ sở dữ liệu cho Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải Quan và nhiều cơ quan nhà nước khác. Do đó người dùng có thể nhận được sự hỗ trợ về vấn đề kỹ thuật trên phần mềm và các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hóa đơn điện tử.
Thứ hai, Bkav và FPT có hệ sinh thái chữ ký số, phần mềm bảo hiểm xã hội, phần mềm hải quan, phần mềm bán hàng khép kín. Người dùng có thể tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử với các phần mềm khác thuận lợi.
Thứ ba, Bkav và FPT mở cổng API để các nhà cung cấp dịch vụ khác có thể kết nối với hóa đơn để xuất từ xa, xuất hóa đơn tự động hoặc triển khai các ứng dụng khác. Có thể hạn chế rủi ro khi tích hợp hai phần mềm khác nhà cung cấp mà không lo độc quyền.
5. Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Hiện nay sử dụng hóa đơn điện tử đã và đang góp phần hiện đại hóa cho việc quản trị doanh nghiệp và bảo vệ môi trường. Đồng thời, nó còn mang đến rất nhiều lợi thế cho doanh nghiệp. Cụ thể:
- Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn đỏ.
- Ngoài ra, sử dụng hóa đơn điện tử còn tiết kiệm chi phí vận chuyển và bảo quản hóa đơn đỏ so với trước đây.
- Hóa đơn điện tử mang đến tính bảo mật và chính xác cao, bởi hóa đơn không thể làm giả. Đó chính là bí quyết để giúp doanh nghiệp tạo được sự tin tưởng của khách hàng.
- Dùng hóa điện tử giúp doanh nghiệp không mất thời gian lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Đó chính là nhờ hóa đơn được lưu trữ trên Tổng cục Thuế.
- Một trong những lợi thế khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử nữa, chính là giúp đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng.
